聚會的準備工作

聚會的成功在于它能使參加聚會的人的目的或愿望得到較好地實現。因

此,在聚會之前,主辦方和主持人要事先做好準備和演練。有了充分的準備

工作,才不至于臨場時出現尷尬局面。

要先明確聚會的目的和任務。任何一項工作都有一個目的的問題,什么

樣的目的,決定了什么樣的內容和形式。明確聚會的目的,這是組織者首先

要明確的問題,另外,組織者還要明確每個參與者的任務和角色。這兩點是

組織好聚會活動的基礎。

作為聚會的主持人,只有對人們參加聚會的目的以及使他們聚到一起的

原因了解透徹了,會議就會越有效,越成功。在做會議開場白的時候,主持

人可以說幾句能引起會議參與者的注意和興趣的話。這一點需要主持人親自

參與,事先弄清楚聚會參與者是來自什么單位,是企業還是機關,是學校還

是廠礦,是領導干部還是研究人員。根據不同情況,認真準備材料,才能使

聽眾能夠接受自己在聚會上的講話。

組織者要想讓會議圓滿成功,就得讓主持人在演說中得到充分的發揮

事先按照講話內容寫一份講話大綱,在寫演說詞時,一定要把握住演講的要

領,演說詞要有思想,有說服力度,字句要經過反復錘煉、考慮,斟詞酌句

最好在紙上或者資料索引卡片上事先寫下主持人要演說內容的提綱,確定主

持人應該講些什么內容,每一部分應該安排多長時間。讓主持人對自己的發

言做到心中有數在主持之前,主持人應該寫下幾個能夠概括主持內容的詞語,用這些

詞語在聚會中提醒自己并把握自己將要討論的話題。確定好綱要中的關鍵

詞語之后,再根據關鍵問題準備要說的話。在這些關鍵問題之中,可以分

出一定主次,以便在必要時,找出一些可以刪減的部分。在實際開會時

常常會有意料外的事情發生,往往耽誤了時間。這樣,有一些可以刪去的

內容,能夠使主持人在缺少時間時擺脫困境。準備要說的話時,先用表記

下所需的時間。

如果使用索引卡片,一定要給它們編號。這樣當主持人丟失某張卡片而不

得不重新準備時,就可以只準備丟失的那部分。而且也不至于在講話中因不

知道說到何處而亂找卡片。當然,使用索引卡片時,最好能用計算機把關鍵

詞語打下來,然后貼到卡片上。電腦所打出的整潔漂亮的印刷體通常比手寫

體更容易辨認。

在聚會講話中,臺下面臨的是好多文化層次不同的聽眾,他們難免會提出

這樣那樣的問題來,為了避免讓聽眾的提問牽著會議的鼻子走,令會議處于

被動地位而顯得狼狽不堪的尷尬境地。主辦方要事先預料會上可能出現的各

種難題,并找出每一道難題的對策。

聚會沒有正式會議這么正規,是松散型的,是給廣大的與會者開的,人多

口雜,會議不可能做到人人叫好。只要主辦方盡了自己最大的努力,就足夠

了。但會議的成功與主持人的關系密切,因此,主辦方要選擇好主持人。讓

主持人在會前做好準備工作。最好為主持人列出幾個最難以解決的問題。讓

主持人在開會以前,知道問題的答案。

般情況下,組織者和主持人都難以判斷出自己在會議中將要遇到的困

難,這時,組織者最好向主辦過這類聚會的人請教,通過他們提出的問題,

和主持人一道分析,從中總結經驗,這樣可以了解聚會中可能會遇到的障礙

或反對意見,針對自己的領域可能遇到的困難做些準備。充分的準備可以讓

主持人臨場不亂.